Controlling

Nama   : Annisa Nur Azizah

NPM    : 10090312248

Kelas   : Manajemen E

BAB I

PENDAHULUAN

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

BAB II

PEMBAHASAN

1.  Pengertian dan pentingnya pengendalian

Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah pross dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang di maksud.
Proses pengendalian megukur kemajuan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan perbaikan

Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. 

Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

Pengendalian sebagai sebuah fungsi dari manajemen telah mengalami perkembangan definisi dari masa ke masa, yang cukup popular adalah pendapat Usury dan Hammer (1994:5) yang berpendapat bahwa
“Controlling is management’s systematic efforts to achieve objectives bycomparing performances to plan and taking appropriate action to correct important differences” yang artinya pengendalian adalah sebuah usahasistematik dari manajemen untuk mencapai tujuan dengan membandingkankinerja dengan rencana awal kemudian melakukan langkah perbaikan terhadap perbedaan-perbedaan penting dari keduanya. Namun secara sederhana pengendalian dapat diartikan sebagai proses penyesuaian pergerakan organisasi dengan tujuannya

2.  Proses/langkah-langkah pengendalian

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.
2. Mengukur prestasi kerja.
3. Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.
4. Mengambil tindakan korek

   Jenis-jenis Pengendalian (kontrol)

Stoner James, A. F. dan Wankel, Charles (1988) mengelompokkan jenis-jenis metode pengendalian dalam empat jenis, yaitu:

Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action control)

Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumberdaya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.

Pengendalian Kemudi (Steering Control) atau Pengawasan Umpan Maju (Freeforward Control)

Metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.

 Pengendalian Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Control)

Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengmanan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan.

Pengendalian Purna-Karya (Post-Action Control)

Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai.

3.  Jenis-jenis pengendalian

a. Pengendalian preventif  (pencegahan)

merupakan kontrol sosial yang dilakukan sebelum terjadinya pelanggaran atau dalam versi ”mengancam sanksi” atau usaha pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan terhadap norma dan nilai. Jadi, usaha pengendalian sosial yang bersifat preventif dilakukan sebelum terjadi penyimpangan.

b. Pengendalian represif (penyelesaian)

Pengendalian ini berfungsi untuk mengembalikan keserasian yang terganggu akibat adanya pelanggaran norma atau perilaku meyimpang. Untuk mengembalikan keadaan seperti semula, perlu diadakan pemulihan. Jadi, pengendalian disini bertujuan untuk menyadarkan pihak yang berperilaku menyimpang tentang akibat dari penyimpangan tersebut, sekaligus agar dia mematuhi norma-norma sosial.

c. Pengendalian sosial gabungan 

merupakan usaha yang bertujuan untuk mencegah terjadinya penyimpangan (preventif) sekaligus mengembalikan penyimpangan yang tidak sesuai dengan norma-norma sosial (represif). Usaha pengendalian dengan memadukan ciri preventif dan represif ini dimaksudkan agar suatu perilaku tidak sampai menyimpang dari norma-norma dan kalaupun terjadi penyimpangan itu tidak sampai merugikan yang bersangkutan maupun orang lain.

d. Pengendalian resmi (formal) 

ialah pengawasan yang didasarkan atas penugasan oleh badan-badan resmi, misalnya negara maupun agama.

e. Pengawasan tidak resmi (informal) 

dilaksanakan demi terpeliharanya peraturan-peraturan yang tidak resmi milik masyarakat. Dikatakan tidak resmi karena peraturan itu sendiri tidak dirumuskan dengan jelas, tidak ditemukan dalam hukum tertulis, tetapi hanya diingatkan oleh warga masyarakat.

f. Pengendalian institusional (lembaga)

ialah pengaruh yang datang dari suatu pola kebudayaan yang dimiliki lembaga (institusi) tertentu. Pola-pola kelakuan dan kaidah-kaidah lembaga itu tidak saja mengontrol para anggota lembaga, tetapi juga warga masyarakat yang berada di luar lembaga tersebut.

g. Pengendalian berpribadi 

ialah pengaruh baik atau buruk yang datang dari orang tertentu. Artinya, tokoh yang berpengaruh itu dapat dikenal. Bahkan silsilah dan riwayat hidupnya.

4.  Metode pengendalian

Metode pengendalian pimpinan merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai dilakukan empat tahap, yaitu:

• penyusunan program (rencana jangka panjang),
• penyusunan anggaran (rencana jangka pendek),
• pelaksanaan dan pengukuran,
• pelaporan dan analisis.

Proses pengolahan organisasi dimulai dengan perencanaan strategik (strategic planning) uang didalamnya terjadi proses penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dipilih, proses pengelolaan organisasi kemudian diikuti dengan penyusunan program-program untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan stratejik.

Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran sumber yang dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan stratejik.

Rencana jangka panjang yang dituangkan dalam program memberikan arah ke mana kegiatan organisasi ditujukan dalam jangka panjang. Anggaran merinci pelaksanaan program, sehingga anggaran yang disusun setiap tahun memiliki arah seperti yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang. Jika tidak disusun berdasarkan program, pada dasarnya organisasi seperti berjalan tanpa tujuan yang jelas.

Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penerapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagai kegiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula sumber ekonomi yang disediakan bagi pemegang peran tersebut, untuk memungkinkan ia melaksanakan perannya. Sumber ekonomi yang disediakan untuk memungkinkan pimpinan berperan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi. Oleh karena itu, penyusunan anggaran hanya mungkin dilakukan jika tersedia informasi akuntansi pertanggungjawaban, yang mengukur berbagai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap manajer yang berperan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran. Dengan demikian, anggaran berisi informasi akuntansi pertanggungjawaban yang mengukur sumber ekonomi yang disediakan selama tahun anggaran bagi manajer yang diberi peran untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam sebagai alat pengirim peran (role sending device) kepada pimpinan yang diberi peran dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran yang menggunakan informasi akuntansi pertanggungjawaban untuk menyiapkan nilai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap pimpinan pusat pertanggungjawaban guna melaksanakan perannya masing-masing.

Partisipasi para pimpinan dalam penyusunan anggaran merupakan faktor yang menimbulkan “self control” dalam pelaksanaan anggaran. Partisipasi adalah suatu proses pengambilan keputusan bersama oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai dampak masa depan bagi pembuat keputusan tersebut. Partisipasi dalam penyusunan anggaran berarti keikutsertaan pimpinan kegiatan dalam memutuskan bersama dengan komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan di masa yang akan datang, yang akan ditempuh oleh pimpinan kegiatan tersebut dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tingkat partisipasi pimpinan kegiatan dalam penyusunan anggaran akan mendorong moral kerja yang tinggi dan inisiatiaf para pimpinan. Moral kerja yang tinggi merupakan kepuasan seseorang terdapat pekerjaan, atasan, dan rekan sekerjanya. Moral kerja ditentukan oleh seberapa besar seseorang mengidentifikasi dirinya sebagai bagian dari organisasi. Agar proses penyusunan anggaran dapat menghasilkan anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, proses penyusunan anggaran harus menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya. Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya berakibat anggaran yang disusun tidak lebih hanya sekedar sebagai alat perencanaan; yang jika terjadi penyimpanan antara realisasi dari anggarannya, tidak satu pun pimpinan yang merasa bertanggung jawab.

Di samping program dan anggaran sebagai periode pengendalian, pelaksanaan rencana yang tertuang dalam program dan anggaran memerlukan sistem informasi akuntansi untuk mengukur konsumsi sumber daya dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem informasi akuntansi digunakan untuk dasar pelaksanaan tahap ketiga dan keempat pengendalian; pelaksanaan dan pengukuran; dan pelaporan dan analisis.

5.  Syarat-syarat pengendalian efektif

Beberapa syarat yang sebaiknya dipenuhi dalam sebuah pengendalian adalah sebagai berikut :

1.Terencana dengan matang

2.Memiliki Prosedur Operasional Standar dalam implementasinya

3.Dijalankan oleh orang yang amanah dan berkapasitas

4.Akuntabel/transparan dan tertulis

5.Efisien dalam penggunaan anggaran

Adapun pendapat lain yaitu :

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.

Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian. Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri (internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.

Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian yang baik adalah:

¨  Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨  Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨  Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

Membuat Prosedur Pengendalian yang Efektif

Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjaminterselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien.Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjaminterciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif.Faktor-faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain meliputi:

a.Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telahditetapkan.
b.Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku.

c.Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internalsehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atauterpengaruh oleh orang lain.
d.Prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan prosedur lain.

e.Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanankepada pengguna.
f.Prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudahdimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala. Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat tanahmerupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada masyarakat.

DAFTAR PUSTAKA

1. A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.
2. Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.
3. Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders Company.
4. Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
5. H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
6. T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.